7 de setembro de 2013

GTD com Google Keep

GTD significa "Getting Things Done", traduzido no Brasil por "A Arte de Fazer Acontecer". Trata-se de um livro de autoria de David Allen sobre organização pessoal e profissional. Se você não leu, eu recomendo. As ideias do cara são boas, tanto é que o livro se tornou provavelmente o mais conhecido da área. Pessoalmente não pude pensar um sistema melhor que o proposto por ele.

Finalmente achei um jeito de fazer o GTD funcionar magistralmente aplicativo Google Keep, o que demandou um bom tempo de pesquisa na internet, além de um pouco de experiência pessoal.

Vou mostrar como ficou organizado o meu sistema.


1. ESCOLHER OS CONTEXTOS

Primeiro de tudo, use os marcadores para implementar o conceito de contextos. Por exemplo, "trabalho", "casa", "igreja", "rua" e "ideias". Para fazer isso, entre no botão superior esquerdo, depois em "criar novo marcador", e então crie os seus contextos.

Escolha primeiro o contexto sempre que um novo insumo chegar. Para isso, entre no botão superior esquerdo, depois entre no contexto desejado e então pode passar ao momento de coleta do insumo.


2. COLETAR INSUMOS

Escolhido o contexto, anote o insumo numa nota nova.

De acordo com o GTD, os insumos podem ser: "Referências", "Próximas Ações", "Em Espera", "Algum Dia Talvez", "Projetos" e "Calendário". Cada  tipo de insumo vai num tipo de nota com a cor respectiva. Anote o insumo numa nota simples e depois escolha o tipo da nota e a cor dela, conforme mostrado adiante.
  • Referências - notas simples em cinza. David Allen com razão enfatiza que é imprescindível separar as "tarefas" dos "materiais de referência". As Referências são aquele material que só serve para ser consultado, tem cunho informativo. Então qualquer apontamento meramente referencial, ou foto de uma anotação feita à caneta, ideias aleatórias, algo que talvez eu queira olhar depois, etc, é inserido numa nota de cor cinza. Na maioria das vezes mando arquivar as notas cinzas logo que são criadas, a menos que eu queira ser casualmente lembrado de ver alguma coisa nelas.
      
  • Próximas Ações - notas simples na cor branca. Optei pelo branco por ser a cor padrão das notas, mais adequado ao fato de que as notas brancas vão ser as mais utilizadas. Uso uma nota nova para cada nova ação.
    • Dica: Como você deve saber, na Lista de Próximas Ações seguem as tarefas que devem ser feitas assim que houver oportunidade. O GTD prescreve que para cada nova tarefa obrigatoriamente se deve anotar o "primeiro passo", que é aquela simples ação inicial necessária para que a tarefa seja cumprida. O "primeiro passo" tem que ser decidido no momento em que a ação é inserida no sistema. Eu faço o seguinte, escrevo a tarefa e em seguida escrevo o primeiro passo. Por exemplo: "Ir trocar os pneus do carro. Colocar os pneus novos no porta-malas".
       
  • Projetos - listas em azul.  Para projetos uso as notas do tipo lista. O GTD define por "projetos" os trabalhos que demandam um conjunto de ações para se concretizarem, como por exemplo elaborar uma monografia. Ficaria dessa forma: "Monografia para 20/Dez". E nos itens vou colocando os passos para ir ticando.
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  • Listas em Espera ou Algum Dia Talvez - listas em cor de piscina. Nessa mesma cor vão duas listas diferentes, abaixo destacadas. As duas são do tipo "listinha" (aquela com itens para ticar, diferente das do tipo "texto"), assim se alguma ação ali for consumada basta ticar no quadradinho respectivo.
    • Lista de Algum Dia Talvez. Se destina aos afazeres que talvez você queira um dia realizar (ou não). Essa nota é única (não múltipla) e sempre fica ativa, nunca arquivo ela. É bom escrever no título da nota o nome dela: "Lista de Algum Dia Talvez".
    • Lista em Espera. Serve para as atividades que só podem ser realizadas quando satisfeito algum critério fora do nosso controle, como por exemplo as tarefas delegadas. Particularmente não mantenho essa lista por falta do que colocar nela. Mesmo porque se alguma tarefa só pode ser feita a partir de uma determinada data, eu simplesmente aciono o lembrete da nota e arquivo ela.
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  • Tarefas de Calendário - notas simples em amarelo com lembretes. Chamei de "tarefas de calendário" aqueles afazeres que só podem ser executados numa data específica (independente do horário), desde que aquela ação tenha que ser executada especificamente naquele dia, como pagar uma conta. Para esses casos, aciono o "lembrete" para me avisar. Em seguida arquivo a nota. Eu arquivo porque acho que não preciso ficar sendo lembrado do afazer quando o próprio app vai me lembrar dele.
     
  • Lista de compras - listas em verde. Nas listas de cor verde ficam as coisas que preciso comprar quando eventualmente estiver na rua ou comprar pela internet. O produto a ser comprado segue numa nota intitulada como supermercado, internet, farmácia, loja de utilidades, loja de ferramentas, material de construção, internet, etc. Como o celular costuma estar comigo o tempo inteiro, é uma mão na roda para verificar se eu preciso comprar alguma coisa quando saio.
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  • Compromissos com Hora Marcada - Google agenda. . Estes não são propriamente "tarefas", mas compromissos assumidos. Eles só podem ser cumpridos num dia e horário específico, como ir no dentista com hora marcada ou ir numa reunião do trabalho. Nesse caso prefiro usar o Google Agenda (em vez do Keep).

3. EXECUTAR

Na hora de executar, vá primeiro no contexto (botão superior esquerdo), visualize os afazeres e então poderá decidir qual executar. Cada vez que eu concluo um afazer, arquivo a nota se for relevante ou apenas excluo ela.


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4. GTD Avançado

  • Em caso de prioridades. Se quiser definir prioridades durante o momento de organizar o insumo, você pode usar as cores amarela, laranja ou vermelha conforme o grau da prioridade. Você pode também programar lembretes para a nota.
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  • Tarefas concluídas. Assim que executo uma tarefa, eu também costumo fazer umas coisinhas a mais.
    • Datar as ações concluídas (se relevante). Logo que um afazer é completado e se for relevante, eu coloco a data no final da nota (antes de arquivar ela). Desse modo eu sei que naquela data eu cumpri aquilo. Por exemplo: "Telefonar operadora de telefone pra pedir revisão da conta. Ver o número do telefone nos contatos. 13/5/14". É bom ter esse dado anotado para saber exatamente quando você questionou aquela cobrança a mais que veio na conta de telefone.
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    • Anotar os resultados. Se a ação teve um resultado relevante, eu também costumo anotar o resultado. Tomando o exemplo acima, ficaria desse jeito: "Telefonar operadora  [...]. 13/5/14 protocolo n. 123". Vou dar outro exemplo de um afazer já executado: "Trocar o óleo do carro. Ir no posto tal. 17/2/14 km 70.000". Desse modo vou saber exatamente quando foi a última troca de óleo e qual era exatamente a quilometragem do carro.
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    • Anotar o cancelamento de uma ação. Quando, por qualquer motivo, eu desisto de executar uma tarefa, não costumo excluir a nota dele. Em vez disso eu ponho a data e em seguida acrescento a letra "c" de "cancelado". Por exemplo: "Consertar rachadura parede cozinha. 17/5/14 c". Se ainda desejar, pode anotar a razão: "Consertar a rachadura parede cozinha. 17/5/14 c. Entrou o período de estiagem".
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  • Agendar ações posteriores. Se um afazer só pode ser feito a partir de uma determinada data, ou se simplesmente se deseja postergar ele, eu aciono o lembrete e arquivo a nota.
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  • Organizando e-mails. Se não tenho mais nada para fazer com um e-mail eu logo arquivo, excluo ou agendo ele para data posterior. Para agendar um e-mail existe o aplicativo Inbox do Google que permite fazer isso. Desse modo a caixa de entrada permanece limpa.

9 comentários:

Anônimo disse...

poderia colocar um screenshot do seu google keep com essa metodologia?

Eu gostei muito do keep por ser simples, direto e rapido eu tenho usado muito algumas fotos agrupadas em anotação para inspiração. Parece que o segredo é manter a area a mais limpa possivel, esse seu esquema de arquivar com lembrente é muito util.

Guilherme Costa disse...

Procurei bastante como utilizar o GTD no Keep, valeu, foi uma ótima explicação.

Eduardo Willians Bandeira de Melo disse...

Que bom ✌

Thiago Daniel disse...

Obrigado pela ajuda! Um método mais simples e limpo de aplicar GTD no Keeps!

Eduardo Willians Bandeira de Melo disse...

Joia, Thiago.

Chrystian Scanferla disse...

Boa tarde... grato pelo artigo.. estou comparando ferramentas para implantar o GTD e seu artigo ajudou bastante

Eduardo Willians Bandeira de Melo disse...

Que bom ajudou, Chrystian

Alexandre Matis disse...

Eu adoro o Google Keep e uso como ferramenta principal do meu sistema GTD.

Adotei outro padrão para as cores, mas o sentido é o mesmo: branco (inbox), vermelho (próximas ações - urgentes e importantes), laranja (Proximas ações - importantes e não urgentes), verde (rotinas diárias), cinza (aguardando), amarelo (brainstorm), verde piscina (anotações - material de referencia), azul (Algum dia / talvez - sonhos).

Uso as Tags principalmente para contextos, projetos (horizonte 1) e para áreas de foco (horizonte 2), objetivos (horizonte 3), visão de longo prazo (horizonte 4) e vida (horizonte 5).

Junto com o Keep, uso o app Inbox que é a verdadeira caixa de entrada dos emails e dos lembretes do keep, assim como a Agenda do Google, aonde existem meus compromissos de agenda e os lembretes do keep.

Para o material de referência uso também o Google Drive, para guardar arquivos, além de ele ter uma integração interessante com o keep para arquivar notas em formato de documento.

Uso também extensão do keep para o Google Chrome e as integrações que o android propricia para o keep.


O Keep é um app muito simples e muito versátil. Atende perfeitamente ao meu sistema GTD.

Eduardo Willians Bandeira disse...

Que ótimo, Alexandre. É isso aí.