9 de outubro de 2013

GTD with Google Keep (english version)

GTD stands for "Getting Things Done". It comes from a book by David Allen about personal and professional organization. If you have not read, I recommend it. The guy's ideas are good, so much so that the book has become probably the best known in its area. Personally I could not think of a better system than the one proposed by him.

Finally I found a way to make GTD work masterfully in Google Keep: just use the color scheme Keep already offers. It may seem obvious, but it required a long time searching the internet, and a bit of personal experience.

I will show how my system was organized.

1. CHOOSE THE CONTEXT

First of all, use labels to implement the concept of contexts. For example, "work", "home", "church", "out-and-about" and "ideas". To do that, enter the top left button, after that, "create new label", and then create your contexts.

Choose first the context whenever a new input arrives. To do that, enter the top left button, after that, enter the desired context and then you can start on the moment of input collection.


2. COLLECT INPUTS

Context chosen, take note of the input on a new note.

According to the GTD, inputs can be: "References", "Next Actions", "In Standby", "Someday Maybe", "Projects" and "Calendar". Each type of input goes on a note type with the respective color. Take note of the input on a basic note and after that, choose the type of the note and the color of it, as shown below.
  • References - basic notes in gray. David Allen rightly emphasizes that it is essential to separate the "tasks" from "reference material". References are that stuff that only serves to be consulted, they have informative nature. So any merely referential noting, photo of a annotation written in pen, random ideas, or a web post that maybe I'd want to look at afterwards, etc., is inserted in a gray note. Most often I commit to archive gray notes as soon as they are created, unless I want to be casually remembered to see something on them.
     
  • Next Actions - basic notes in white. I chose white because it is the default notes color, more suitable to the fact that white notes will be the most used. I use a new note for each new action.
    • Tip: As you may know, on the Next Actions list follow the tasks that must be done as soon as the opportunity arises. GTD prescribes that for each new task you must take note of the "first step", it's that simple initial action necessary for the task to be accomplished. The "first step" has to be decided at the time when the action is inserted into the system. I do the following, I write the task and right after write the first step. For example: "Go change the car's tires. Put new tires in car's trunk".
       
  • Projects - lists in blue.  For projects I use the notes from list type. GTD defines as "projects" works that require a set of actions to be taken, such as elaborating a dissertation. It would look like this: "Dissertation for Dec/20th". And on its items I add the steps to go ticking.
  • Standby or Someday Maybe Lists - two lists in pool color. On this same color go two different lists, highlighted below. Both are from "list" type (the one with items to mark off, different from "text" type), so if any action is accomplished, just tick the check box corresponding.
    • Someday Maybe List. It's intended to to-do ones you might want to carry someday (or not). This note is single (not multiple) and it's always active, never archive it. It is good to write on the note title its name: "Someday Maybe List".
    • Waiting List. This goes for activities that can be performed only when satisfied some criterion beyond our control, like, for example, delegated tasks. Particularly I don´t keep this list for lack of what to put in it. Even because if a task can only be made ​​on a certain date, I just set up the note reminder and archive it.
  • Calendar tasks - notes in yellow with reminders. I called "Calendar Tasks" those to-do ones that can only be executed on a particular date (independent of time), since that action has to be performed that day specifically, like paying a bill. For these cases, I set up the "reminder" to warn me. Next, I archive the note. I archive because I don't need to keep being reminded of the to-do when the app itself will remember me.
     
  • Shopping Lists - lists in green. On the lists in green color sticks things I need to buy when I'm occasionally at downtown or to buy on the internet. The product to be purchased follows a note titled like super-market, drugstore, utilities shop, hardware store, building supplies, internet, etc. As the phone is usually with me all the time, it is very handy to check if I need to buy something when I go out. The orange notes are from list type.
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  • Scheduled Commitments - Google Calendar. These are not "tasks" properly, but commitments we made. They can only be complied with in a specific time and day, like going to a dentist appointment or go to a work meeting. In this case I prefer to use Google Calendar (instead of the Keep).

3. EXECUTE

When executing, go first to the context (top left button), view the tasks and then you can decide which one to run. Every time I conclude a to-do, archive the note if relevant or just remove it.

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4. GTD Advanced

  • In priorities case. If you want to set priorities during the input organizing time, you can use the colors yellow, orange or red depending on the degree of priority. You can also set reminders for notes.
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  • Completed task. Once I perform a task, I usually also do a few things more.
    • Write the date on terminated actions (if relevant). Once a to-do is completed and if it's relevant, I write the date at the end (before archiving it). That way I know that on such date I fulfilled that action. For example: "Call telephone provider to ask revise bill. Look up phone number on contacts. 5/13/14". It's good to have this information written down in order to know exactly when you questioned such overcharge on your telephone bill.
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    • Note results. In case the action had a relevant result, I also usually record the result. Taking the above example, it would be like this: "Call operator [...] 5/13/14 protocol #123". I'll give you another example of a to-do already performed: "Change the car oil. Go to such gas station. 2/17/14 miles 70,000". That way I know exactly when was the last oil change and what was the exact car mileage.
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    • Note the cancellation of an action. When, for whatever reason, I give up performing a task, I do not usually delete the note. Instead I write the date and then add the letter "c" from "canceled". For example: "Fix cracked kitchen wall. 5/17/14 c". If you still want, you can write the reason: "Fix cracked kitchen wall. 5/17/14 c. The dry season started".
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  • Schedule posterior actions. If a to-do can only be done on a certain date, or if I just want to postpone it, I set up the note reminder and archive it.
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  • Organizing e-mails. If I have nothing more to do with an email I shortly archive, remove or schedule it for a later date. To schedule an e-mail, there is Google Inbox app that lets you do this. Thus the e-mail inbox remains clean.

7 de setembro de 2013

GTD com Google Keep

GTD significa "Getting Things Done", traduzido no Brasil por "A Arte de Fazer Acontecer". Trata-se de um livro de autoria de David Allen sobre organização pessoal e profissional. Se você não leu, eu recomendo. As ideias do cara são boas, tanto é que o livro se tornou provavelmente o mais conhecido da área. Pessoalmente não pude pensar um sistema melhor que o proposto por ele.

Finalmente achei um jeito de fazer o GTD funcionar magistralmente aplicativo Google Keep, o que demandou um bom tempo de pesquisa na internet, além de um pouco de experiência pessoal.

Vou mostrar como ficou organizado o meu sistema.


1. ESCOLHER OS CONTEXTOS

Primeiro de tudo, use os marcadores para implementar o conceito de contextos. Por exemplo, "trabalho", "casa", "igreja", "rua" e "ideias". Para fazer isso, entre no botão superior esquerdo, depois em "criar novo marcador", e então crie os seus contextos.

Escolha primeiro o contexto sempre que um novo insumo chegar. Para isso, entre no botão superior esquerdo, depois entre no contexto desejado e então pode passar ao momento de coleta do insumo.


2. COLETAR INSUMOS

Escolhido o contexto, anote o insumo numa nota nova.

De acordo com o GTD, os insumos podem ser: "Referências", "Próximas Ações", "Em Espera", "Algum Dia Talvez", "Projetos" e "Calendário". Cada  tipo de insumo vai num tipo de nota com a cor respectiva. Anote o insumo numa nota simples e depois escolha o tipo da nota e a cor dela, conforme mostrado adiante.
  • Referências - notas simples em cinza. David Allen com razão enfatiza que é imprescindível separar as "tarefas" dos "materiais de referência". As Referências são aquele material que só serve para ser consultado, tem cunho informativo. Então qualquer apontamento meramente referencial, ou foto de uma anotação feita à caneta, ideias aleatórias, algo que talvez eu queira olhar depois, etc, é inserido numa nota de cor cinza. Na maioria das vezes mando arquivar as notas cinzas logo que são criadas, a menos que eu queira ser casualmente lembrado de ver alguma coisa nelas.
      
  • Próximas Ações - notas simples na cor branca. Optei pelo branco por ser a cor padrão das notas, mais adequado ao fato de que as notas brancas vão ser as mais utilizadas. Uso uma nota nova para cada nova ação.
    • Dica: Como você deve saber, na Lista de Próximas Ações seguem as tarefas que devem ser feitas assim que houver oportunidade. O GTD prescreve que para cada nova tarefa obrigatoriamente se deve anotar o "primeiro passo", que é aquela simples ação inicial necessária para que a tarefa seja cumprida. O "primeiro passo" tem que ser decidido no momento em que a ação é inserida no sistema. Eu faço o seguinte, escrevo a tarefa e em seguida escrevo o primeiro passo. Por exemplo: "Ir trocar os pneus do carro. Colocar os pneus novos no porta-malas".
       
  • Projetos - listas em azul.  Para projetos uso as notas do tipo lista. O GTD define por "projetos" os trabalhos que demandam um conjunto de ações para se concretizarem, como por exemplo elaborar uma monografia. Ficaria dessa forma: "Monografia para 20/Dez". E nos itens vou colocando os passos para ir ticando.
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  • Listas em Espera ou Algum Dia Talvez - listas em cor de piscina. Nessa mesma cor vão duas listas diferentes, abaixo destacadas. As duas são do tipo "listinha" (aquela com itens para ticar, diferente das do tipo "texto"), assim se alguma ação ali for consumada basta ticar no quadradinho respectivo.
    • Lista de Algum Dia Talvez. Se destina aos afazeres que talvez você queira um dia realizar (ou não). Essa nota é única (não múltipla) e sempre fica ativa, nunca arquivo ela. É bom escrever no título da nota o nome dela: "Lista de Algum Dia Talvez".
    • Lista em Espera. Serve para as atividades que só podem ser realizadas quando satisfeito algum critério fora do nosso controle, como por exemplo as tarefas delegadas. Particularmente não mantenho essa lista por falta do que colocar nela. Mesmo porque se alguma tarefa só pode ser feita a partir de uma determinada data, eu simplesmente aciono o lembrete da nota e arquivo ela.
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  • Tarefas de Calendário - notas simples em amarelo com lembretes. Chamei de "tarefas de calendário" aqueles afazeres que só podem ser executados numa data específica (independente do horário), desde que aquela ação tenha que ser executada especificamente naquele dia, como pagar uma conta. Para esses casos, aciono o "lembrete" para me avisar. Em seguida arquivo a nota. Eu arquivo porque acho que não preciso ficar sendo lembrado do afazer quando o próprio app vai me lembrar dele.
     
  • Lista de compras - listas em verde. Nas listas de cor verde ficam as coisas que preciso comprar quando eventualmente estiver na rua ou comprar pela internet. O produto a ser comprado segue numa nota intitulada como supermercado, internet, farmácia, loja de utilidades, loja de ferramentas, material de construção, internet, etc. Como o celular costuma estar comigo o tempo inteiro, é uma mão na roda para verificar se eu preciso comprar alguma coisa quando saio.
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  • Compromissos com Hora Marcada - Google agenda. . Estes não são propriamente "tarefas", mas compromissos assumidos. Eles só podem ser cumpridos num dia e horário específico, como ir no dentista com hora marcada ou ir numa reunião do trabalho. Nesse caso prefiro usar o Google Agenda (em vez do Keep).

3. EXECUTAR

Na hora de executar, vá primeiro no contexto (botão superior esquerdo), visualize os afazeres e então poderá decidir qual executar. Cada vez que eu concluo um afazer, arquivo a nota se for relevante ou apenas excluo ela.


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4. GTD Avançado

  • Em caso de prioridades. Se quiser definir prioridades durante o momento de organizar o insumo, você pode usar as cores amarela, laranja ou vermelha conforme o grau da prioridade. Você pode também programar lembretes para a nota.
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  • Tarefas concluídas. Assim que executo uma tarefa, eu também costumo fazer umas coisinhas a mais.
    • Datar as ações concluídas (se relevante). Logo que um afazer é completado e se for relevante, eu coloco a data no final da nota (antes de arquivar ela). Desse modo eu sei que naquela data eu cumpri aquilo. Por exemplo: "Telefonar operadora de telefone pra pedir revisão da conta. Ver o número do telefone nos contatos. 13/5/14". É bom ter esse dado anotado para saber exatamente quando você questionou aquela cobrança a mais que veio na conta de telefone.
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    • Anotar os resultados. Se a ação teve um resultado relevante, eu também costumo anotar o resultado. Tomando o exemplo acima, ficaria desse jeito: "Telefonar operadora  [...]. 13/5/14 protocolo n. 123". Vou dar outro exemplo de um afazer já executado: "Trocar o óleo do carro. Ir no posto tal. 17/2/14 km 70.000". Desse modo vou saber exatamente quando foi a última troca de óleo e qual era exatamente a quilometragem do carro.
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    • Anotar o cancelamento de uma ação. Quando, por qualquer motivo, eu desisto de executar uma tarefa, não costumo excluir a nota dele. Em vez disso eu ponho a data e em seguida acrescento a letra "c" de "cancelado". Por exemplo: "Consertar rachadura parede cozinha. 17/5/14 c". Se ainda desejar, pode anotar a razão: "Consertar a rachadura parede cozinha. 17/5/14 c. Entrou o período de estiagem".
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  • Agendar ações posteriores. Se um afazer só pode ser feito a partir de uma determinada data, ou se simplesmente se deseja postergar ele, eu aciono o lembrete e arquivo a nota.
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  • Organizando e-mails. Se não tenho mais nada para fazer com um e-mail eu logo arquivo, excluo ou agendo ele para data posterior. Para agendar um e-mail existe o aplicativo Inbox do Google que permite fazer isso. Desse modo a caixa de entrada permanece limpa.

25 de março de 2013

Um Joia Para a Brastemp

Vou usar esse espaço público para parabenizar a Brastemp porque atendeu meu pedido de troca de uma lavadora que havia apresentado defeitos.

A assistência técnica não conseguia resolver, e, resumindo, a Brastemp efetivamente entregou uma nova e levou embora a antiga.

Portanto, fica aqui registrado o meu elogio e o meu agradecimento à Brastemp.

Ps.: Não, não estou recebendo nada para fazer isso, quando a reclamação é justa e não somos atendidos, publicamos na internet nossa reclamação, mas se essa reclamação é bem atendida, é justo elogiar publicamente.